1. Is FlaQuM enkel voor algemene ziekenhuizen of ook voor de GGZ en revalidatie instellingen?
6. Hoe wordt er omgegaan met de (anonimiteit) van data? Is het delen van data een verplichting?
7. Quickscan: hoe breed dienen we deze te bevragen?
8. Is het bedrag van €20 000 een vast bedrag overheen de 30 maanden van het project?
9. Hoe gaat de audit (al dan niet extern) worden opgezet?
10. Wat wordt de rol van de overheid en hoe ver reikt de transparantie naar de overheid?
11. Indien men instapt in de FlaQuM-proeftuin, vervalt dan het systeemtoezicht?
12. Gaat FlaQuM gepaard met het verkrijgen van een ISQUA label?
1. Is FlaQuM enkel voor algemene ziekenhuizen of ook voor de GGZ en revalidatie instellingen?
In de FlaQuM proeftuin verwelkomen we algemene, psychiatrische en revalidatieziekenhuizen. De huidige modellen zijn uitgewerkt en getest voor algemene ziekenhuizen maar uit eerste gesprekken met collega’s uit psychiatrie en revalidatie, blijkt dat ze ook in deze contexten bruikbaar zijn. Vandaar heten we de drie sectoren welkom en hebben zich reeds organisaties uit deze drie sectoren aangemeld.
2. Is er in de toekomst een bijkomend instapmoment voorzien met dezelfde begeleiding? (vb. Indien men momenteel nog in een lopend accreditatietraject zit)?
In oktober 2022 zal er opnieuw een instapmoment zijn voor organisaties die momenteel nog niet konden instappen. Uiteraard zullen we dezelfde begeleiding voorzien. Het is wel zo dat de groep die start mee de strategische richting zal bepalen die we als FlaQuM uitgaan.
3. Welke timing wordt vooropgesteld om het implementatietraject van de proeftuin te doorlopen? Is hier variatie mogelijk tussen de ziekenhuizen qua snelheid in het doorlopen van de 8 fasen?
Momenteel is een timing vooropgesteld van 30 maanden om met de ziekenhuizen in de FlaQuM-proeftuin het hele traject (de 8 fasen) te doorlopen tot en met de proefaudit. Er zal rekening gehouden worden met het verschil in timing binnen de deelnemende organisaties. Deze timing kan afhankelijk zijn van hoe breed FlaQuM ingezet wordt, maar deze is tevens afhankelijk van de aanwezige expertise, mankracht, ervaring met kwaliteitsbeleid, ervaring met verandering, cultuur alsook de strategische keuzes.
4. Op welke manier zal het LIGB KU Leuven FlaQuM team de ziekenhuizen ondersteunen en begeleiden tijdens de FlaQuM-proeftuin?
In de FlaQuM-proeftuin werken algemene, psychiatrische en revalidatieziekenhuizen samen aan de verdere uitbouw van de verschillende onderdelen van de modellen en instrumenten. De deelnemende organisaties zullen bovendien ook beleidsadviezen formuleren. De eerste resultaten van het gebruik van FlaQuM zijn positief, maar de diepgaande evaluatie en verdere validering van het Visiemodel, inclusief de validering van een Visiemodel-Quickscan, en het gebruik van het Co-Creatiemodel, inclusief een Co-Creatie Zelfevaluatietool, kan enkel gebeuren in nauwe samenwerking met meerdere ziekenhuizen.
In deze proeftuin wordt gewerkt volgens de Breakthrough Improvement Collaborative methode. Aan de hand van 8 fasen wordt een proefaudit voorbereid. (zie bovenstaande figuur). Voor het uitvoeren van 8 fasen in de FlaQuM-proeftuinprojecten zal een deelnemende organisatie beroep kunnen doen op het LIGB KU Leuven FlaQuM team voor opleiding, supervisie en begeleiding.
In verschillende fasen vindt benchmarking plaats. Deze benchmarking zal ondersteund worden door het LIGB KU Leuven FlaQuM team. Protocollen, instrumenten, data-analyse en feedbackrapporten worden aan de organisaties aangeleverd.
- Daarnaast worden intervisies en werkgroepen georganiseerd om kennisuitwisseling tussen de deelnemende organisaties te faciliteren. De timing en inhoud van deze intervisies/werkgroepen wordt samen met deelnemers bepaald. Al deze intervisies/werkgroepen worden door het LIGB KU Leuven FlaQuM team gecoördineerd en ondersteund.
- Er zal enerzijds een FlaQuM CoördinatorenIntervisie (FCI) plaatsvinden tussen het LIGB KU Leuven FlaQuM team en de interne “FlaQuM coördinatoren”. De FlaQuM coördinatoren zijn de contactpersonen in de organisaties van de FlaQuM-proeftuin. Zij coördineren de interne projecten en volgend de voortgang op. Deelname aan deze coördinatorenintervisie (FCI) is verplicht voor deelnemende organisaties.
- Daarnaast zullen alvast twee technische werkgroepen opgestart worden. Deelname aan deze werkgroepen is niet verplicht maar wel wenselijk.
- Zo zal vanaf het begin van de proeftuin een technische werkgroep “standaarden” opgestart worden. Hierin zullen de deelnemende ziekenhuizen samen nagaan welke kwaliteitsstandaarden uit bestaande systemen behouden moeten blijven. Het doel is een lijst van non-negotiables op te stellen.
- Een tweede technische werkgroep is de werkgroep “FlaQuM bouwstenen en actievelden”. Hierin worden de actievelden verder geoperationaliseerd en getest.
- Om samen strategische keuzes te maken, zal een Werkgroep FlaQuM Directies (WFD) opgericht worden. Hierin zal de voortgang van de FlaQuM-proeftuin opgevolgd worden alsook de afstemming met overheden en inspecties.
- Tenslotte kunnen de deelnemende organisaties nog beroep doen op het LIGB KU Leuven FlaQuM team voor training m.b.t. de verschillende modellen en instrumenten. Uiteraard is er ook een helpdesk beschikbaar.
5. Welke resources dienen er te worden voorzien voor de implementatie van FlaQuM binnen de organisatie?
Elke organisatie voorziet intern een FlaQuM-coördinator. Deze coördinator heeft een dubbele rol. Enerzijds coördineert hij/zij de interne FlaQuM initiatieven en anderzijds is hij/zij de aanspreekpersoon voor het KU Leuven FlaQuM team en de andere organisaties in de FlaQuM-proeftuin. Deze FlaQuM-coördinator participeert aan de tweemaandelijkse FlaQuM CoördinatorenIntervisie (FCI). Deze intervisie kan live en online plaatsvinden. Onnodige verplaatsingen worden vermeden, zodat de beschikbare tijd optimaal intern ingezet kan worden. Toch zullen we bij de start van de FlaQuM-proeftuin meermaals live vergaderen omdat intervisie, kennisuitwisseling en netwerking belangrijk zijn voor de uitbouw van de psychologische veiligheid en leerervaring. Hoeveel FTE een organisatie hiervoor vrijstelt, is afhankelijk van de eigen strategie en gewenste snelheid van implementatie. Hoe de interne werking rond FlaQuM georganiseerd wordt, wordt bepaald binnen de deelnemende organisatie. Tijdens de eerste maanden van de proeftuin gaan de deelnemende organisaties de FlaQuM Quickscan uitvoeren. Aan deze online bevraging nemen zowel medewerkers, patiënten en naasten deel. Via deze Quickscan gaan we na hoe medewerkers, patiënten en naasten denken over de huidige kwaliteit van zorg aan patiënten en familie alsook de zorg aan medewerkers. De uitnodiging voor deelname wordt gecoördineerd door de organisaties zelf en de personeelsinzet is afhankelijk van hoe breed deze bevraging gebeurt (het gehele ziekenhuis, specifieke diensten, …). Daarnaast zal in de beginperiode een intern stakeholdersoverleg plaatsvinden. Hoe breed dit stakeholdersoverleg georganiseerd wordt, bepaalt de organisatie zelf. Dit stakeholder overleg dient om op basis van de resultaten van de FlaQuM Quickscan samen met alle stakeholders de nodige afspraken te maken over de verdere prioriteiten en timing m.b.t. het kwaliteitsbeleid en -projecten.
6. Hoe wordt er omgegaan met de (anonimiteit) van data? Is het delen van data een verplichting?
Organisaties die deelnemen aan de FlaQuM-proeftuin zijn bereid om kennis te delen en te leren van anderen volgens het principe “All teach & all learn”. Op verschillende momenten in het 8 fasenplan wordt daarom benchmarking georganiseerd. Dit betekent bijvoorbeeld dat de scores op de FlaQuM quickscan met elkaar vergeleken worden. Het spreekt voor zich dat deze rapporten op een anonieme wijze opgesteld worden. Elke organisatie zal een random nummer hebben en de randomisatienummers zullen ook per rapport wijzigen. Wanneer de deelnemers uiteraard samen en unaniem beslissen om de anonimiteit op te heffen, zal er nominatim gerapporteerd worden. Besprekingen binnen de FlaQuM-proeftuin blijven binnen de FlaQuM-proeftuin. Bij externe toelichtingen wordt dit vooraf verder afgestemd met de deelnemers.
7. Quickscan: hoe breed dienen we deze te bevragen?
FlaQuM dient niet onmiddellijk organisatiebreed opgestart te worden. Hierin maken de deelnemende ziekenhuizen een eigen keuze. Zo zijn er ziekenhuizen die onmiddellijk de hele organisatie willen meenemen en zijn er anderen die, owv specifieke timing of implementatie van andere systemen, kiezen om stap voor stap te implementeren. Dit kan bijvoorbeeld met eerst de ambulante zorg aandacht te geven, of bijvoorbeeld enkel de chirurgische zorg. Afhankelijk van deze keuze zal ook de bevraging van de Quickscan dienen te gebeuren. De Quickscan wordt afgenomen bij patiënten en naasten alsook bij medewerkers. In de testfase van het instrument werden ook medewerkers uit de eerste lijn bevraagd. Dit leverde ook interessante informatie op voor het betreffende ziekenhuis. Het doel van deze bevraging is een beeld te krijgen op de huidige uitdagingen rond de kwaliteitsvisie. We streven ernaar om een evenredige verdeling te hebben tussen patiënten/naasten en medewerkers. De bevraging kan online verlopen en de ziekenhuizen ontvangen hiervoor de nodige informatie en vragenlijsten. Een feedbackrapport wordt aangeleverd door het LIGB KU Leuven FlaQuM team en dit team ondersteunt de organisatie bij de interpretatie van de cijfers alsook het omzetten van de feedback in optimalisatieprojecten. Hiervoor gebruiken we het Co-Creatiemodel als leidraad.
8. Is het bedrag van €20 000 een vast bedrag overheen de 30 maanden van het project?
Het bedrag van €20 000 is de financiële bijdrage voor het eerste jaar van de proeftuin voor algemene ziekenhuizen. Later in het project kan het dat er een verschillend bedrag wordt opgesteld tussen organisaties, uiteraard in transparantie met de organisaties via de Werkgroep FLaQuM Directies (WFD). De financiële middelen worden ingezet voor de personele ondersteuning en de werkingskosten van de overkoepelende aanpak, alsook voor de validatie van de modellen en de netwerking.
9. Hoe gaat de audit (al dan niet extern) worden opgezet
Dit wordt afgestemd de komende periode samen met de proeftuin organisaties en wordt geagendeerd op de Werkgroep FlaQuM Directies (WGD). Deze beslissingen zijn mede afhankelijk van de gesprekken met de overheid. Er zijn een aantal opties voor externe toetsing en de voorbereiding hierop: – iedere organisatie doet dit individueel via zelfevaluatie? – binnen de FlaQuM organisaties uit eenzelfde locoregionaal netwerk (onderlinge peer-review)? – peer-review tussen de verschillende FlaQuM deelnemers? – externe toetsing door bedrijf dat ervaring heeft in certificering? – …. – of externe toetsing door overheid? Hierover zullen verdere afspraken gemaakt worden met de FlaQuM coördinatoren alsook gezien het strategisch belang met de werkgroep directies.
10. Wat wordt de rol van de overheid en hoe ver reikt de transparantie naar de overheid?
Mevr. Moykens heeft “kwaliteitstafels” aangekondigd, waarin overheid met sector in discussie gaat. Hierover is nog geen verdere informatie op paper beschikbaar. Wat betreft transparantie naar de overheid, vraagt de overheid om de leerpunten uit de FlaQuM-proeftuin met hen delen. We zijn bereid tot deze kennisdeling, zowel met de brede sector op de commissie Q&S Algemene Ziekenhuizen van Zorgnet Icuro, alsook op de kwaliteitstafel met de overheid of indien we uitgenodigd worden voor overleg. Uiteraard zullen hier enkel de algemene bevindingen worden gerapporteerd maar niet alle details vanuit de proeftuinorganisaties, deze zijn vertrouwelijk en worden enkel binnen de FlaQuM organisaties gedeeld. De overheid of externe personen kunnen niet deelnemen aan de intervisiemomenten of werkgroepen, enkel op ad hoc basis kan iemand uitgenodigd worden indien zijn/haar expertise of ervaring een bijdrage kan leveren tot de discussie.
11. Indien men instapt in de FlaQuM-proeftuin, vervalt dan het systeemtoezicht?
De overheid heeft tot op heden (oktober 2021) nog geen schriftelijk antwoord gegeven op onze vraag hierover. De overheid geeft wel aan dat ze het systeemtoezicht niet terug zal opstarten. Wel zal de overheid extra aandacht schenken aan het nalevingstoezicht. Recent heeft de Vlaamse overheid de opstart van “kwaliteitstafels” aangekondigd. Rond deze tafels wil de overheid afstemmen met de sector. Vanuit de FlaQuM-proeftuin zal dit initiatief nauwgezet opgevolgd worden en samen worden voorbereid met de interne FlaQuM coördinatoren alsook binnen de werkgroep “FlaQuM Directies” (WFD).
12. Gaat FlaQuM gepaard met het verkrijgen van een ISQUA label?
Momenteel lopen er verkennende gesprekken over de voorwaarden voor het verkrijgen van een ISQUA label voor FlaQuM. Dit zal verder geagendeerd worden binnen de werkgroep directies en zal ook afhankelijk zijn van de positie die de Vlaamse overheid zal innemen. Op korte termijn is het onmogelijk om een ISQUA label te ontvangen voor FlaQuM. ISQUA herbekijkt momenteel de voorwaarden voor het verkrijgen van een label voor managementmodellen.
flaqum.org 